Création d'un traitement de la paie supplémentaire

1. Ouvrez la page Choix de la période de paie. Cliquez sur le menu Période de paie.

2. Cliquez sur le bouton Création d’un traitement, puis sélectionnez Création d’un traitement supplémentaire. Cette sélection ne s’affiche pas si un traitement supplémentaire, un traitement de RE ou un traitement de fin d’année est déjà ouvert.
3. Répondez Oui à la question « Voulez-vous créer un traitement supplémentaire maintenant? ».
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
5. Dans le champ Numéro de période de paie, sélectionnez le numéro de la période de paie où les gains sont acquis.
6. Dans le champ Date de fin de la période de paie, sélectionnez la date de fin de la période de paie pendant laquelle les gains sont acquis.
7. Sélectionnez une date de paiement. Les relevés d’emploi seront transmis à Service Canada à cette date.
8. Cochez la case Écritures de journal afin d’obtenir le rapport Écritures de journal. Selon les directives que vous avez transmises à l’équipe de prestation de services lors de la configuration initiale de votre liste de paie, une valeur de base pourrait avoir été configurée pour cette option.
9. Cochez la case Rapport Statistique Canada pour demander un rapport de Statistique Canada pour cette paie si vous avez été sélectionné comme participant à l’enquête sur la rémunération auprès des entreprises de Statistique Canada.
10. (facultatif) Cochez la case Annuler tous les dépôts directs pour la paie en cours afin d’interrompre les dépôts directs et les transferts de fonds de tous les employés.
11. Attribuez un cycle de paie comportant les retenues à prélever. Lors d’un traitement supplémentaire, on ne sélectionne normalement que les retenues résultant d’un calcul. Dans le cas des employés qui recevront des gains lors du traitement supplémentaire, entrez les montants fixes de retenue dans le champ Une seule paie.
12. (facultatif) Entrez un message à imprimer sur les bulletins de paie de l’employé pour ce traitement de la paie (maximum de 54 caractères).
13. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Remarque : Certains processus automatisés de traitement de la paie ne sont pas disponibles, car ils ne conviennent pas à tous les traitements supplémentaires.

Les retenues et cotisations sont traitées différemment si le traitement supplémentaire est utilisé dans le but d'apporter des corrections à un traitement régulier.

• Retenues et cotisations exprimées sous forme de pourcentages

  Pour exprimer les retenues et cotisations sous forme de pourcentages lors d'un traitement supplémentaire, utilisez la page Cycle de retenues et cotisations. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations.

  • NE DEMANDEZ PAS le prélèvement de retenues sous forme de montant.

  • Aucune retenue n'est prélevée pour les employés qui ne reçoivent pas de paie lors du traitement supplémentaire.

  • Cependant, Powerpay calcule les retenues pour les employés dont les gains ont été rajustés ou contrepassés, puis réentrés.

• Retenues et cotisations sous forme de montants

  Entrez les retenues et cotisations sous forme de montant pour un traitement supplémentaire sur la page Retenues et cotisations pour chaque employé qui requiert un rajustement.

  Remarque : Si vous devez rajuster les gains d'un employé lors d'un traitement supplémentaire, ne demandez pas de retenue sous forme de montant sur la page Cycle de retenues et cotisations pour le traitement supplémentaire. Si vous le faisiez, l'employé dont les gains ont été rajustés lors du traitement supplémentaire verrait ses retenues prélevées deux fois, puisqu'elles ont déjà été prélevées lors du traitement régulier.

  Lors d'un traitement supplémentaire, entrez les retenues et cotisations dans la case Une seule paie.

  Voici différents scénarios suivis des actions à poser.

  • Paie versée sans erreur à l'employé – Pour la plupart des employés, les retenues sous forme de montants sont généralement prélevées correctement lors du traitement régulier. N'entrez aucune retenue ou cotisation additionnelle pour cet employé.
  • Retenues insuffisantes prélevées pour un employé – Il arrive que les gains d'un employé ne soient pas suffisants à la suite du traitement régulier pour couvrir le montant des retenues. Ceridian Canada inscrit alors les retenues comme ayant été payées, note le montant manquant et récupère ce montant lors d'une prochaine paie si vous indiquez une valeur dans la case Retenue excédentaire pour cet employé. Le rapport Registre de paie de votre enveloppe de paie indique quels employés nécessitent des retenues excédentaires. Ce rapport indique le montant, lequel peut être entré en tout ou en partie dans la case Retenue excédentaire.
  • Paie insuffisante, retenues complètes – Si l'employé a reçu une paie insuffisante à la suite du traitement régulier, mais que les gains sont suffisants pour que le montant total des retenues soit prélevé, n'entrez pas de retenues ni de cotisations additionnelles pour cet employé.
  • Employé non payé – Si, par erreur, l'employé n'a pas reçu de paie à la suite du traitement régulier et reçoit la paie complète à la suite du traitement supplémentaire, entrez les montants exacts des retenues et cotisations, mais entrez-les dans la case Une seule paie. Ces montants doivent être les mêmes que ceux qui auraient été prélevés lors du traitement régulier.

  • Employés dont les gains sont contrepassés – Si les gains d'un employé doivent être contrepassés et réentrés, entrez les montants exacts des retenues salariales et des cotisations patronales dans la case Une seule paie. Ces montants doivent être les mêmes que ceux qui auraient été prélevés lors du traitement régulier.

    Les soldes des valeurs cibles représentent les valeurs obtenues à la suite du dernier traitement de la paie. Si les gains d'un employé sont contrepassés, les valeurs cibles ne tiendront compte de ces montants que si vous demandez un aperçu des résultats de la paie après que la contrepassation a été effectuée.

• Type de traitement - Il s'agit du type de traitement sélectionné. Traitement supplémentaire est affiché.

• Numéro de période de paie - Sélectionnez dans cette liste le numéro de période de paie du traitement supplémentaire. La valeur par défaut est le numéro de période du dernier traitement régulier produit.

  Vous pouvez remplacer le numéro de période de paie par celui de la prochaine période. Si vous changez le numéro de période de paie, vous devez aussi changer la date de fin de la période de paie de sorte que les deux correspondent.

• Date de fin de la période de paie - Sélectionnez dans cette liste la date de fin de la période de paie du traitement supplémentaire. La valeur par défaut est le numéro de période du dernier traitement régulier produit.

  Vous pouvez remplacer la valeur du champ Date de fin de la période de paie par la date de fin de la prochaine période (non traitée). Si vous changez la date de fin, vous devez aussi changer le numéro de période de paie de sorte que les deux correspondent.

  La date de fin de la période provient du calendrier de la paie. Si vous devez modifier la date de fin de la période de paie, communiquez avec l'équipe de prestation de services.

Date de paiement

Il s'agit de la date de paiement dans le format JJ/MM/AAAA pour la période de paie. La date de paiement est celle où les employés peuvent encaisser leur chèque et où les fonds sont déposés dans leur compte bancaire. La date provient du calendrier de la paie. Il vous est possible de la modifier.

Les dates de paiement sont vérifiées. La date de paiement sera comparée à la date à laquelle vous soumettez votre liste de paie pour traitement. Si un problème est décelé, Powerpay affiche un message d'avertissement. Vous devez soumettre votre liste de paie pour traitement trois jours ouvrables avant la Date de paiement si des salaires sont versés par dépôt direct.

Écritures de journal

Sélectionnez cette case à cocher pour faire la demande d'un rapport Écritures de journal. Ce rapport contient toutes les données enregistrées depuis la dernière demande de rapport jusqu'à la présente période de paie inclusivement. On les demande généralement à chaque période de paie ou à la fin du mois.

Le rapport présente les sommes à payer (p. ex. les retenues, les cotisations et les paies nettes) dans la colonne Crédit, de même que les salaires et les dépenses de l'entreprise répartis par service dans la colonne Débit. On demande généralement le rapport à chaque période de paie ou à la fin du mois.

Valeurs par défaut : Selon les directives que vous avez transmises à l'équipe de prestation de services lors de la configuration initiale de votre liste de paie, ce champ contiendra l'une des trois valeurs par défaut suivantes :

• Case à cocher non sélectionnée : vous pouvez choisir de sélectionner ou non cette case lors de la création de chaque liste de paie. Si vous ne sélectionnez pas cette case à cocher, le rapport Écritures de journal ne sera pas produit pour la période de paie en cours.
• Case à cocher sélectionnée sur fond blanc : vous recevrez automatiquement un rapport Écritures de journal à moins que vous ne cliquiez dans la case à cocher pour la désélectionner.

• Case à cocher sélectionnée sur fond gris : vous recevrez un rapport Écritures de journal avec chaque paie. Vous ne pouvez modifier ce champ. Si vous ne désirez pas recevoir le rapport Écritures de journal pour une période de paie donnée, informez-en l'équipe de prestation de services.

Lors d'un traitement supplémentaire, les gains et les salaires permanents ne sont pas automatiquement produits; il est donc possible de demander le rapport Écritures de journal sans activer aucun paiement.

Rapport Statistique Canada

Sélectionnez cette case à cocher pour produire le rapport Statistique Canada au cours de ce traitement. Ce rapport contient toutes les données enregistrées depuis le dernier rapport jusqu'à la présente période de paie inclusivement. Il contient tous les renseignements demandés par Statistique Canada.

Si vous avez été sélectionné comme participant à l'enquête sur la rémunération auprès des entreprises de Statistique Canada, la loi vous oblige à produire ce rapport à la fin de chaque mois. Vous devez signer ce rapport et l'acheminer à Statistique Canada une fois reçu dans votre enveloppe de paie envoyée par Ceridian Canada.

Ce rapport est généralement demandé à la dernière période de paie du mois. (La dernière période de paie du mois est choisie soit selon la date de fin de la période de paie ou la date de paiement. Cependant, ce choix doit demeurer constant).

Remarque : Lors d'un traitement supplémentaire, les salaires et les gains permanents ne sont pas automatiquement produits; il est donc possible de demander ce rapport sans activer aucun paiement.

Cycle de retenues et cotisations

Sélectionnez dans le menu déroulant le cycle de retenues et cotisations que vous désirez appliquer à cette période de paie. Le cycle est un ensemble de retenues et de cotisations qui peut s'appliquer lors d'un traitement de la paie.

Dans le cas d'un traitement supplémentaire, le cycle par défaut est Une seule paie. Les seules descriptions de cycle qui figurent dans la liste sont les descriptions configurées pour s'afficher dans la page Configuration du cycle de retenues et cotisations.

Aucune retenue ni cotisation ne sera prélevée lors de ce traitement supplémentaire, SAUF dans les cas suivants :

• Vous sélectionnez un autre cycle dans lequel les retenues et cotisations à prélever sont définies;

  OU

• Vous configurez les retenues et cotisations requises pour le cycle Une seule paie dans la page Cycle de retenues et cotisations. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations. Cliquez sur le lien Cycle de retenues et cotisations pour ouvrir la page correspondante dans une fenêtre contextuelle, puis vérifiez les retenues et cotisations sélectionnées pour ce traitement. Toutes les cases qui sont affichées pour les descriptions de cycle sont en mode lecture seule. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Configuration du cycle de retenues et cotisations.

  OU ENCORE

• Entrez les montants ponctuels relatifs à chaque employé dans la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

Annuler tous les dépôts directs du traitement en cours

Cochez la case Annuler tous les dépôts directs pour la paie en cours afin d’interrompre les dépôts directs et les transferts de fonds de tous les employés. De cette façon, tous les employés seront rémunérés par chèque pour cette période de paie. Cette option est souvent utilisée pour les raisons suivantes :

• pour produire des chèques de primes pour les employés;

• pour payer les employés s'il manque de temps pour produire la paie avant la date de paiement.

Lorsque l’option Livraison répartie est activée pour une liste de paie, Powerpay affiche deux options :

• Chèques envoyés à l’emplacement principal (description de l’emplacement).
• Chèques envoyés à l’emplacement principal indiqué dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé. Chèques envoyés à l’emplacement principal indiqué dans l’onglet Rémunération.

Message qui sera imprimé sur les bulletins de paie de tous les employés pour la paie en cours

Entrez le message qui sera imprimé sur les bulletins de paie des employés pour la paie en cours (54 caractères max.).

S'agit-il de la dernière paie de l'année?

S'il s'agit de votre dernier traitement de l'année (selon la date de paiement de l'année courante), l'option Dernière paie de l'année? s'affiche. Si vous prévoyez effectuer d'autres traitements supplémentaires lors du dernier traitement de l'année (p. ex. pour les primes de Noël), sélectionnez l'option Non. Sélectionnez l'option Oui s'il s'agit du dernier traitement de l'année de votre entreprise.

Après avoir sélectionné l'option Oui, vous recevrez votre rapport de fin d'année dans votre enveloppe de paie, et les données cumulatives des employés (heures, gains, retenues salariales et cotisations patronales) seront remises à zéro avant le premier traitement de la nouvelle année.

Production des formulaires fiscaux avec la dernière paie de l'année

(Sélectionnez l'option Oui si vous souhaitez que les formulaires fiscaux des employés (feuillets T4, Relevés 1) soient produits en même temps que le dernier traitement de l'année. Sélectionnez l'option Non si vous n'êtes pas certain que les valeurs cumulées soient exactes.

Si vous sélectionnez l'option Non, les formulaires fiscaux seront produits au cours des mois de janvier et février de l’année suivante.

Si le dernier traitement de l'année contient des erreurs qui doivent être corrigées, communiquez avec l'équipe de prestation de services.

Premier traitment de l'année

Si vous avez sélectionné Non pour l'option S'agit-il de la dernière paie de l'année? lors du dernier traitement de l'année, Powerpay affichera la section Première paie de l'année lorsque vous créerez votre premier traitement de l'année.

Un message informatif vous indiquera que vous recevrez les rapports de fin d'année avec cette paie et les données cumulatives des employés seront remises à zéro avant le premier traitement de l'année. (Cette mesure sera prise lors de la soumission du premier traitement de l'année [régulier ou supplémentaire], et ce, quel que soit celui soumis en premier.)

Remarque : Cette section ne sera pas affichée si vous avez sélectionné Oui pour l'option S'agit-il de la dernière paie de l'année? lors du dernier traitement de l'année précédente.